- Antes de iniciar el proceso de certificación Ecolabel para servicios de limpieza, conviene que sepas que existe una herramienta de verificación para comprobar el cumplimiento de los distintos criterios obligatorios y opcionales que deben acreditarse.
Si ya conoces los criterios de cumplimiento para obtener la certificación Ecolabel en servicios de limpieza, es importante que prestes atención a siete aspectos de gestión que suelen pasar desapercibidos cuando se empieza desde cero y se prepara una documentación aislada de la gestión real, lo que puede dificultar el proceso de certificación.
Desde 2018, la Unión Europea concede una especial relevancia a este tipo de actividades en su objetivo de mejorar el ecosistema. Actualmente, solo existen dos líneas de acción específica, por un lado, para los servicios de limpieza de interiores, así como, para los de hospedaje, restauración y turismo. Por ello, si quieres aportar un valor ambiental añadido en tu oferta de servicios, presta atención a los aspectos que requieren mayor cuidado.
Contabilidad separada.
La certificación de un servicio de limpieza de interiores parte de la propia organización, que debe gestionar cuidadosamente su proceso de compras y facilitar la verificación de la información al organismo competente en acreditarlo, que en España corresponde a las Comunidades Autónomas.
El primer reto aparece en la recopilación de información válida dentro de un periodo de tiempo concreto, ya que es necesario justificar ejercicios completos. ¿Cómo actuar en este caso? Es vital implantar, con al menos un año de antelación, una contabilidad separada (criterio a justificar obligatorio) que permita documentar y justificar el servicio bajo una denominación comercial, la cual será la que posteriormente obtenga la etiqueta ecológica de la Unión Europea (Ecolabel).
En definitiva, para acceder a la etiqueta ecológica, la organización debe abrir una contabilidad independiente destinada exclusivamente a los productos utilizados en el servicio de limpieza de interiores, bajo una denominación comercial alineada con su marca. Esa contabilidad, separada del resto de actividades de la empresa, será la base donde se registren e imputen todas las compras necesarias para acreditar el cumplimiento de los criterios Ecolabel.
Bastanteo de poder
Para acreditar el cumplimiento de los criterios de cumplimiento obligatorio y alcanzar, al menos, los 14 puntos mínimos exigidos entre los criterios opcionales, un alto representante de la organización debe firmar y declarar individualmente el cumplimiento de cada uno de ellos.
Estas declaraciones no tendrán validez si la organización no ha realizado previamente un “bastanteo de poder” ante notario. Este trámite garantiza la transparencia del procedimiento y otorga a la persona firmante la facultad de actuar en nombre de la organización.
Se trata de un proceso clave antes de iniciar la preparación de la documentación, ya que no siempre es la Dirección quien gestiona o verifica el cumplimiento de los requisitos, sino que esta labor recae a menudo en responsables de calidad, medio ambiente o gerentes de zona, cuyo trabajo queda así reconocido y respaldado.
Obligaciones en tu ISO 9001 e ISO 14001 en los Servicios de Limpieza con Ecolabel.
¿La organización no dispone de los certificados ISO 9001 e ISO 14001? En ese caso, lo más recomendable es implantar un sistema de gestión integrado de calidad y medio ambiente. Esto facilitará la demostración del cumplimiento del criterio obligatorio de Gestión Medioambiental y permitirá obtener hasta 6 puntos adicionales en dos criterios opcionales, un valor difícil de desaprovechar para cualquier organización si recordamos que mínimo hay que conseguir 14 puntos optativos.
Por el contrario, si la organización ya cuenta con las certificaciones ISO 9001 e ISO 14001, no basta con disponer de los certificados vigentes. Es necesario atender a una serie de aspectos clave en los sistemas de gestión de calidad y medio ambiente, que se detallan a continuación por separado.
Sistema ISO 9001
Disponer de un certificado vigente en ISO 9001 es un criterio opcional que puede aportar hasta 3 puntos, siempre que se presenten obligatoriamente tres elementos clave:
- Nombramiento del responsable de calidad para el servicio de limpieza de interiores, firmado y comunicado por la persona con poder bastanteado.
- Procedimiento de calidad del servicio, que defina las funciones de limpieza del personal e incluya:
- los estándares de calidad a verificar mediante muestreos de control,
- los métodos de análisis de la limpieza,
- la frecuencia de las tareas de limpieza y de los controles de calidad,
- la incorporación de las necesidades y expectativas de los clientes mediante encuestas de satisfacción.
- Instrucciones técnicas de trabajo, donde se detallen los procedimientos operativos aplicables a todas las actividades de limpieza que formen parte del servicio certificado con la Ecolabel.
Sistema ISO 14001
Al abordar la Gestión Medioambiental como criterio obligatorio, y el criterio opcional de contar con una certificación en sistemas de gestión ambiental (EMAS o ISO 14001), resulta evidente la importancia de este aspecto. Sin un cumplimiento mínimo en gestión ambiental, la organización no podría acceder a la Ecolabel, o bien sin disponer de una certificación de su Sistema de Gestión Ambiental renunciaría hasta a 5 puntos en los criterios opcionales.
¿Cuál es el requisito mínimo en gestión ambiental? En primer lugar, la organización debe adoptar una política medioambiental que incluya una declaración pública de reducción en el uso de productos químicos, sustituyéndolos por productos ecológicos. Esta política debe complementarse de forma trasversal con un programa anual de objetivos medioambientales, en el que se reflejen, entre otros, la reducción progresiva de productos químicos, el incremento del uso de productos de microfibra y la sustitución de materiales desechables por alternativas duraderas en los servicios de limpieza de interiores certificados con la Ecolabel.
Análisis de las compras y su importancia en la puntuación de criterios.
Es fundamental comprender que la organización debe adoptar una filosofía de compra basada en productos ecológicos. No basta con registrar en la contabilidad separada únicamente la adquisición de productos, sin haber analizado previamente los criterios de obligatoriedad de la Ecolabel.
Desde el momento en que se disponga de una contabilidad separada, la organización deberá incluir obligatoriamente en sus compras productos de limpieza con las siguientes características:
- Productos para superficies duras de bajo impacto ambiental: al menos el 65% de los productos deben contar con certificado ecológico (Ecolabel). Si el porcentaje supera el 95%, la organización podrá obtener 3 puntos adicionales en los criterios opcionales.
- Accesorios de limpieza no desechables y de microfibra: al menos el 65% del volumen total de accesorios (bayetas, fregonas, mopas, etc.) debe ser de microfibra. Si se alcanza el 95%, se suman 3 puntos más. Además, si estos accesorios cuentan con certificación Ecolabel, adicionalmente la organización podrá sumar otros 4 puntos.
Por este motivo, antes de lanzarse a comprar productos de limpieza, se debe analizar la necesidad de los mismos y como pueden interactuar con el esquema de puntuación Ecolabel. Es vital interrelacionar los criterios obligatorios con los criterios optativos, garantizando una red estable de puntuación que garantice llegar al mínimo exigido, todo ello a través del estudio de necesidades de limpieza y tipología de productos presentes en el mercado y asumibles en la política de compras de la organización.
En definitiva, la estrategia de compras debe orientarse decididamente hacia productos ecológicos.
Operación de los servicio de limpieza Ecolabel en otras comunidades autónomas.
Si has prestado atención, habrás notado que las etiquetas ecológicas de la Ecolabel son concedidas por las Comunidades Autónomas. Esto se debe a que la solicitud de reconocimiento se presenta sobre el servicio que la organización presta en una o varias instalaciones situadas dentro de la misma comunidad autónoma, y no sobre la capacidad general de la empresa para realizar servicios de limpieza de interiores con Ecolabel.
En otras palabras, las organizaciones deben demostrar que aplican los criterios de la Ecolabel en limpieza de interiores en una instalación bajo su control directo o en una instalación gestionada mediante contrato con el cliente. Por tanto, la Etiqueta Ecológica de la UE puede obtenerse tanto para un centro propio como para la ubicación en la que se presta el servicio (por ejemplo, un museo, una escuela o un centro de trabajo), siempre dentro de la misma comunidad autónoma.
¿Qué ocurre si la organización opera en distintas comunidades autónomas y necesita obtener el reconocimiento Ecolabel en todas ellas? En ese caso, deberá presentar ante cada Comunidad Autónoma la información exigida por la Decisión (UE) 2018/680, que establece los criterios de la etiqueta ecológica de la UE (Ecolabel) para los servicios de limpieza. Además, deberá aportar la documentación específica de la operación del servicio en cada comunidad y los poderes bastanteados que acrediten la declaración de cumplimiento en las instalaciones correspondientes.
Un ejemplo claro, es la organización ISS, que cuenta con el reconocimiento de su servicio de limpieza de interiores en la Comunidad de Madrid y en la Generalitat Catalana.
El deber de comprar productos Ecolabel y su multipresencia.
Como último aspecto, y no menos importante, hemos visto la necesidad de orientar la filosofía de compras hacia productos ecológicos en los servicios de limpieza de interiores, dado el impacto positivo en la obtención de puntos. Sin embargo, la acreditación de la Ecolabel no se limita únicamente a la actividad principal: dentro del objetivo de mejora ambiental y reducción de externalidades, existe un criterio opcional que permite obtener hasta 5 puntos adicionales mediante la justificación del uso de productos o servicios con etiqueta ecológica en actividades de apoyo a la organización.
Ejemplos de ello son la adquisición de papel y material de oficina certificados, el uso de jabón de manos y papel de secado con Ecolabel, bolsas de basura sostenibles o la compra de equipos electrónicos de bajo consumo.